Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de Date

Hoken Tech S.r.l.
Via Ippolito Nievo, 25
70056 Molfetta (BA), Italy
E-mail: support@hokenpass.com
TVA / Cod fiscal: IT086677120720
REA: BA 642341
PEC: hokentech@pec.it

2. Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO)

Contact: support@hokenpass.com

3. Tipuri de Date Personale Prelucrate

Prelucrăm următoarele categorii de date personale:

Date de cont: nume, adresă de e-mail, parolă (hashing)
Date de organizație: numele companiei, codul de TVA, țara, rolul (administrator/editor/vizualizator)
Date DPP: informații despre produs, conținutul pașaportului, semnături digitale
Date blockchain: ID-uri de tranzacție, hash-uri ale încărcăturii (SHA-256), mărci de timp
Date de utilizare: adresă IP, tip de browser, pagini vizitate, acțiuni efectuate
Date de plată: informații de facturare (prelucrate de Stripe — consultați politica lor de confidențialitate)
Registre de consimțământ: consimțământ pentru cookie-uri, consimțământ de marketing, mărci de timp

4. Temeiul Juridic al Prelucrării

Prelucrarea se bazează pe:

Art. 6(1)(b) GDPR — Executarea unui contract (prestarea de servicii)
Art. 6(1)(a) GDPR — Consimțământ (marketing, cookie-uri analitice)
Art. 6(1)(c) GDPR — Obligație legală (impozite, contabilitate, prevenirea spălării banilor)
Art. 6(1)(f) GDPR — Interes legitim (securitate, prevenirea fraudei, îmbunătățirea serviciului)

5. Scopul Prelucrării

Furnizarea platformei SaaS Hoken Pass
Crearea și gestionarea Pașapoartelor Digitale de Produs
Notarizare blockchain și marcare temporală pe EOS/Vaulta
Generarea de coduri QR, linkuri digitale, exporturi PDF/JSON
Gestionarea echipei și controlul accesului bazat pe roluri
Procesarea plăților și gestionarea abonamentelor
Trimiterea de e-mailuri tranzacționale (bun venit, resetare parolă, invitații de echipă)
Analitică și îmbunătățirea serviciului (cu consimțământ)
Conformitatea cu reglementările UE (ESPR, CAD, eIDAS)
Monitorizarea securității și prevenirea fraudei

6. Destinatarii Datelor

Datele dumneavoastră pot fi partajate cu:

Supabase — găzduirea bazei de date (cu sediul în UE, conform GDPR)
Cloudflare — stocare fișiere (R2) și CDN
Stripe — procesarea plăților (PCI DSS Nivel 1)
Brevo — livrarea e-mailurilor tranzacționale
InfoCert / Openapi — marcare temporală calificată (QTSP, conform eIDAS)
EOS/Vaulta (Jungle4) — notarizare blockchain (doar hash, fără date personale)

7. Transferuri Internaționale de Date

Toată prelucrarea primară a datelor are loc în UE/SEE. Atunci când datele sunt transferate în afara UE (de exemplu, noduri blockchain), asigurăm existența unor garanții adecvate:

Clauze contractuale standard (SCC) în temeiul art. 46(2)(c) GDPR
Decizii de adecvare, acolo unde sunt disponibile
Se transferă doar datele minim necesare (doar hash pe blockchain)

8. Păstrarea Datelor

Date de cont: durata contului + 30 de zile după ștergere
Date DPP: durata abonamentului + 90 de zile pentru backup
Date blockchain: permanente (imutabile prin design, dar neasociabile după ștergerea off-chain)
Înregistrări de plată: 10 ani (legea fiscală italiană)
Jurnale de utilizare: 12 luni
Registre de consimțământ: 3 ani de la ultima interacțiune
Date de marketing: până la retragerea consimțământului

9. Drepturile Dumneavoastră (art. 15–22 GDPR)

Aveți dreptul la:

Acces (art. 15) — Să solicitați o copie a datelor dumneavoastră personale
Rectificare (art. 16) — Să corectați datele inexacte
Ștergere (art. 17) — Să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră
Restricționare (art. 18) — Să restricționați prelucrarea în anumite cazuri
Portabilitate (art. 20) — Să primiți datele într-un format lizibil de mașină
Opoziție (art. 21) — Să vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim
Retragerea consimțământului — În orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare

Pentru a vă exercita drepturile, contactați: support@hokenpass.com

10. Blockchain și Dreptul la Ștergere (EDPB 02/2025)

În conformitate cu Ghidurile EDPB 02/2025 privind blockchain și datele personale:

În lanț sunt stocate doar hash-uri cu cheie (HMAC-SHA256) — fără date personale
Toate datele personale sunt stocate off-chain în baza noastră de date criptată
La solicitarea de ștergere, ștergem toate datele off-chain și distrugem cheia HMAC, făcând hash-urile on-chain neasociabile (ștergere efectivă)
A fost efectuată o Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA) pentru toată prelucrarea blockchain
Menținem un Registru al Activităților de Prelucrare (ROPA) în temeiul art. 30 GDPR

11. Conformitatea eIDAS

Pentru mărcile de timp calificate și sigiliile electronice:

Mărcile de timp sunt furnizate de InfoCert S.p.A., un Furnizor Calificat de Servicii de Încredere (QTSP) de pe lista de încredere a UE
Mărcile de timp respectă Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014, art. 42
Fiecare marcă de timp leagă o dată/oră UTC de hash-ul documentului folosind un token RFC 3161 semnat de QTSP

12. Conformitatea CAD

În conformitate cu Codul italian de Administrație Digitală (D.Lgs. 82/2005):

Toate documentele își păstrează integritatea prin hashing SHA-256
Mărcile de timp certificate oferă dovada legală a datei de existență
Metadatele documentelor respectă liniile directoare AgID
Se mențin urme de audit pentru toate operațiunile cu pașapoarte

13. Măsuri de Securitate

Criptare TLS 1.3 pentru toate datele în tranzit
Criptare AES-256 pentru datele sensibile în repaus
Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC) cu roluri administrator/editor/vizualizator
Evaluări periodice de securitate și scanarea vulnerabilităților
Proceduri de răspuns la incidente aliniate la liniile directoare ACN (Agenția Națională pentru Securitate Cibernetică)

14. Reclamații

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră la protecția datelor au fost încălcate, puteți depune o reclamație la:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11, 00187 Roma, Italy
www.garanteprivacy.it

15. Modificări ale Prezentei Politici

Este posibil să actualizăm această Politică de Confidențialitate. Modificările substanțiale vor fi notificate prin e-mail sau printr-un banner pe platformă. Cea mai recentă versiune este întotdeauna disponibilă la acest URL.